除了通常的數據輸入方式以外，如果數據本身包括某些順序上的關聯特性，還可以使用Excel所提供的填充功能進行快速的批量錄入數據。

 

一、自動填充功能

當用戶需要在工作表連續輸入某些“順序”數據時，例如“星期一”、“星期二”……，“甲”、“乙”、“丙”……等，可以利用Excel的自動填充功能實現快速輸入。

首先，需要確保“單元格拖放”功能被啟用（系統默認啟用）勾選【Excel 選項】對話框【高級】選項卡中【編輯選項】區域里的【使用填充柄和單元格拖放功能】復選框，如圖1所示。這樣，自動填充功能才可以通過單元格拖放來實現。

 

 

例1 使用自動填充連續輸入1~10的數字

下面的操作可以在A1:A10的表格區域內快速連續輸入1~10之間的數字。

步驟1 在A1單元格年內輸入“1”，在A2單元格內輸入“2”。

步驟2 選中A1:A2單元格區域，將鼠標移至選中區域的黑色邊框的右下角（此處成為“填充柄”），當鼠標指針顯示為黑色加號時，如圖2所示，按住鼠標左鍵向下拖動，知道A10單元格時松開鼠標左鍵。

1~10數字的自動填充完成，顯示如圖2所示。

 

例2 使用自動填充連續輸入“甲”、“乙”、“丙”等連續10個天干

下面的操作可以在B1:B10單元格區域中依次輸入“甲”、“乙”、“丙”……“癸”。

步驟1 在B1單元格輸入“甲”；

步驟2 選中B1單元格，將鼠標移至填充柄處，當鼠標指針顯示為黑色加號時，雙擊鼠標左鍵。

完成自動填充如圖3所示。

 

 

注意例1和例2中步驟的區別。

首先，除了數值類型數據以外，使用其他類型數據（包括文本類型和日期時間類型）進行連續填充時，并不需要提供頭兩個數據作為填充依據，只需要提供一個數據即可。例如例2步驟1中的B1單元格數據“甲”。

其次，除了拖動填充柄的方式以外，雙擊填充柄也可以完成自動填充的操作。當數據填充的目標區域的相鄰單元格存在數據時（中間沒有空單元格），雙擊填充柄的操作可以代替拖動填充的方式。例如在此例中，與B1:B10相鄰的A1:A10中都存在數據，所以可以采用填充柄的操作。

注意：如果相鄰與其中存在空白單元格，那么雙擊填充柄只能將數據自動填充到空白單元格所在的上一行。

提示：自動填充的功能也同樣適用于“行”的方向，并且可以選中多行或者多列同時填充。

 

深入了解：Excel如何處理拖放單元格的操作

在某單個但員工中輸入不同類型的數據，然后進行拖放，Excel的默認處理方式是不同的。

對于數值型數據，Excel將拖放處理為復制方式；對于文本型數據（包括數值型文本）和日期型數據，Excel將拖放處理為順序填充。

如果按鍵再進行拖放，則以上默認方式會發生逆轉，即原來處理為復制方式的，將改為順序填充方式，而原來處理為順序填充方式的，則改為復制方式。

二、序列

前面提到可以實現自動填充的“順序”數據在Excel中被稱為序列。在前幾個單元格內輸入序列中的元素，就可以為Excel提供識別序列的內容及順序信息，以便Excel在使用自動填充功能時，自動按照序列中的元素、間隔順序來依次填充。

用戶可以在Excel的選項設置中查看可以被自動填充的包括哪些序列。在Excel功能區上依次單擊【文件】和【選項】，在彈出的【Excel選項】對話框中選擇【高級】選項卡，單擊【高級】選項卡【常規】區域中的【編輯自定義列表】按鈕，如圖4所示。

 

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【自定義序列】對話框左側的列表中顯示了當前的Excel中可以被識別的序列（所有的數值型、日期型數據都可以被自動填充的序列，不再顯示于列表中），用戶也可以在右側的【輸入序列】文本框中手動添加新的數據序列作為自定義系列，或者引用表格中已經存在的數據列表作為自定義序列進行導入。

Excel中自動填充的使用方式相當靈活，用戶并非必須從序列中的一個元素開始進行填充，而是可以始于序列中的任何一個元素。當填充的數據達到序列尾部時，下一個填充數據會自動取序列開頭的元素，循環往復地將繼續填充。例如在如圖5所示的表格中，顯示了從“星期四”開始自動填充多個單元格的結果。

 

 

除了對自動填充的起始元素沒有要求之外，填充時序列中的元素的順序間隔也沒有嚴格限制。

當用戶只在第一個單元格中輸入序列元素時（除了純數值數據以外），自動填充功能默認以連續順序大方式進行填充。而當用戶在第一、第二個單元格內輸入具有一定間隔的序列元素時，Excel會自動按照間隔的規律來選擇元素進行填充。例如在如圖6所示的表格中，顯示了從“二月”、“五月”開始自動填充多個單元格的結果。

 

 

但是，如果用戶提供的初始信息缺乏線性的規律，不符合序列元素的基本排列順序，則Excel不能將其識別為序列，此時使用填充功能并不能使填充區域出現序列內的其他元素，而只是單純實現復制功能效果。例如在如圖7所示的表格中，顯示了從“甲、丙、乙”3個元素開始自動填充連續多個單元格的結果。

 

 

當然，用戶也可以利用 此種特性，使用自動填充功能進行單元格數據的復制操作。

 

三、填充選項

自動填充完成后，填充區域的右下角會顯示“填充選項”按鈕，將鼠標移至按鈕上，在其擴展菜單中可顯示更多的 填充選項，如圖7所示。

在此擴展菜單中，用戶可以為填充選擇不用的方式，如“僅填充格式”、“不帶格式填充”等，甚至可以將填充方式改為復制，使數據不再按照序列順序遞增，而是與最初的單元格保持一致。填充選項按鈕下拉菜單中的選項內容取決于所填充的數據類型。例如圖8所示的填充目標數據是日期型數據，則在擴展菜單里顯示了更多與日期有關的選項，如“以天數填充”、“以工作日填充”（不含周末及法定假日）等。

 

 

除了使用填充選項按鈕可以選擇更多填充方式以外，用戶可以從右鍵快捷菜單中選取這些選項，具體操作方法如下。

單擊鼠標右鍵并拖動填充柄，在達到目標單元格時松開右鍵，此時會彈出一個快捷菜單，快捷菜單中顯示了與上面類似的填充選項。